Het wordt echt anders

Gemeenten weten het inmiddels allemaal: per 1-1-2022 zal naar verwachting een nieuwe rolverdeling tussen raad, college en accountant in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording komen. Grootste valkuil is dat er in de beleving van gemeenten niet zoveel verandert. “Je moest toch al controleren om je te kunnen verantwoorden naar de accountant. Dat deden we toch al?!”

Controlewerk verandert

Klopt, het controlewerk blijft. Maar het wordt wel anders. Het college moet zich verantwoorden aan de Raad. Besef dat de gemeenteraad impliciet ervan uit gaat dat de ambtelijke organisatie bedrijfsmatig op orde is en zorg ervoor dat u uw ambities snel verzilvert. En wat u verantwoordt moet deugdelijk en aantoonbaar zijn, waarbij een kwaliteitssysteem onontbeerlijk is. Dit kwaliteitssysteem wordt gecontroleerd door de accountant.

College neemt de regie aan het begin van het controlejaar

Het college moet de regie terugnemen. Te veel gemeenten hebben de accountant de afgelopen jaren hierin een leidende en bepalende rol gegeven, terwijl dit niet de bedoeling was. Dit betekent dat de gemeente de regie moet nemen bij het opzetten van een kwaliteitssysteem. Hiermee wordt geborgd dat door de organisatie de juiste keuzes worden gemaakt, dit aantoonbaar is en uitvloeit in een controleaanpak. De controleaanpak moet klip en klaar zijn aan het begin van het controlejaar, voor de organisatie, maar ook voor de accountant die langskomt.

Van verantwoorden naar beheersing

Logisch gevolg is dat er een accentverschuiving ontstaat van repressieve controle en verantwoording achteraf, naar sturen en beheersen. Dat is regie voeren. Dit betekent dat de controle activiteiten gedurende het jaar zullen moeten starten. Niet pas als de accountant start met zijn interim controle of als het controlejaar is afgesloten. Dan valt er niets meer bij te sturen en zijn de eventuele geconstateerde omissies vaak onomkeerbaar en kunt u niet met een positieve boodschap wegkomen bij de Raad.

Wat verandert er dan concreet aan het controlewerk

Meer dan ooit moet u inzichtelijk maken dat de bedrijfsprocessen deugdelijk zijn. De uitkomst daarvan bepaalt de intensiteit en soort controle die moet worden ingezet om te kijken of het allemaal volgens de externe maar ook interne regels is gegaan. Daar hoort bij dat IC-medewerkers consequent aantonen wat zij hebben gezien bij de controle. Alleen maar opschrijven dat het er netjes uitziet, volstaat niet meer.

Het is bijna onmogelijk om dat allemaal vanuit een centrale afdeling Concerncontrole uit te voeren. De afdelingen zullen bij het controlewerk moeten worden ingeschakeld.

Het verdient aanbeveling om het Three Lines Model toe te passen. Onderdeel daarvan is dat er een onafhankelijke review wordt georganiseerd. Doet u dat niet, dan zal het lastig worden om aan te tonen dat de gemeente rechtmatig gehandeld heeft en dit kan consequenties hebben voor de uit te voeren werkzaamheden door de accountant.

Weg met de Excel cultuur!

Dit lukt bijna niet meer met de losse controle excelletjes die elke afdeling nu op haar eigen manier invult. Hierdoor kunt u het overzicht, de structuur en uniformiteit kwijtraken en beheerst u de kwaliteit van het proces en de daaraan gekoppelde controlewerkzaamheden niet meer. Dat vraagt om een uniforme aanpak voor alle medewerkers die worden ingeschakeld bij het controlewerk.

Daarvoor heeft u een applicatie nodig die u daarbij stap voor stap doorheen loodst. Best wel een uitdaging, maar gelukkig worden heel wat kopzorgen weggenomen door het controlepakket van Checkpoint-IC.  

Benieuwd hoe het werkt? Neem contact op met Wiljan de Jong wiljan@checkpoint-ic.nl .