De commissie BBV heeft in recente notities aangegeven dat per 1 januari 2022 het College van B&W de rechtmatigheid van de uitvoering zelf moet verantwoorden aan de Raad. Daarvoor moet een adequaat kwaliteitbeheersysteem worden ingericht. Dat kan veel controlewerk met zich meebrengen indien dit niet deugdelijk wordt ingericht. Tenzij u het roer omgooit.

Goed voorbereid is het halve werk

Wanneer uw gemeente aan het begin van het controlejaar voor alle bedrijfsprocessen een deugdelijke bedrijfsvoering kan aantonen en de risico’s op tijd in beeld brengt, dan kunt u slimme beheersmaatregelen toepassen om ervoor te zorgen dat de uitvoering goed verloopt. Hiermee wordt de risicokans op onrechtmatigheid in de uitvoering aanzienlijk verminderd en hoeft u minder gegevensgerichte steekproeven te trekken om achteraf aan te tonen dat het allemaal goed is gegaan.

In Coronatijd zicht op de uitvoering kwijtgeraakt

In Coronatijd zijn we regelmatig het zicht op de uitvoering kwijtgeraakt. We missen de gesprekken in de wandelgangen om af te stemmen en krijgen geen tips mee van onze collega’s. Je ziet minder snel wat er mis gaat of kan gaan. Vaak komen we pas heel laat in het jaar erachter dat er zaken zijn spaak gelopen. Er is bijvoorbeeld nieuw beleid gemaakt, maar het is nog niet geïmplementeerd. Of er zijn nieuwe regels gekomen, maar we weten niet goed of de medewerkers zich hieraan houden.

De nieuwe verantwoordingsplicht is een uitgelezen moment om te zoeken naar nieuwe wegen om beter grip te krijgen op de kwaliteit van de uitvoering, ongeacht of we vanuit kantoor of vanuit huis werken.

Breng de bedrijfsvoering van alle processen systematisch in kaart

Eerst moeten voor alle bedrijfsprocessen de vereiste processtappen worden vastgesteld. Per processtap wordt geïnventariseerd welke risico’s er kunnen optreden. Voor elk risico wordt een goed werkende beheersmaatregel bedacht. Daarmee wordt de kans op manco’s in de uitvoering tot een minimum beperkt. Door middel van een kleine steekproef wordt nagegaan of de beheersmaatregelen werken (lijncontroles). Vervolgens gaan de medewerkers aan de slag waarbij op basis van een kleine gegevensgerichte steekproef wordt nagegaan of het in de praktijk ook zo heeft gewerkt.

Grip op bedrijfsvoering en rechtmatigheidsverantwoording gaan samen in Checkpoint-IC

De slimme controleaanpak van Checkpoint-IC ondersteunt u bij het inzichtelijk maken van uw kwaliteitbeheersysteem en vormt hiermee een opmaat naar de rechtmatigheidsverantwoording per 1 januari 2022. Daarmee krijgt u beter grip op uw bedrijfsvoering. Dat komt in deze tijd goed van pas!

Benieuwd hoe het werkt? Neem contact op met Wiljan de Jong wiljan@checkpoint-ic.nl .