Gemeenten hebben interne controle bij Tozo regeling niet op orde

20-10-2020
Gemeenten hebben interne controle bij Tozo regeling niet op orde

De Tozo 3 regeling is 1 oktober van start gegaan. Hoe staan gemeenten er inmiddels voor? Zijn de risico’s in beeld? Uit een enquête onder de deelnemers van het in oktober samen met onze partner-organisaties Adlasz en Schulinck/Wolters-Kluwer georganiseerde webinar komt naar voren dat er vier redenen zijn om tot actie te komen.

1. Bekostiging niet toereikend

De normenvergoeding van het rijk is bekend, namelijk € 450 per aanvraag levensonderhoud en € 800 per aanvraag bedrijfskrediet. Belangrijk is dat er inzicht is in de daadwerkelijke uitvoeringskosten en de gevolgen voor de begroting. Uit de enquête blijkt dat meer dan de helft van de gemeenten nog geen zicht heeft op de kosten. Ongeveer een kwart heeft dat wel en heeft geconcludeerd dat de vergoeding niet toereikend is.

2. Handhaving en (kwaliteits)controle: bijna alle gemeenten moeten nog flink aan de bak

SZW heeft in ‘gemeentenieuws 2020-05’ in juli 2020 nadere regels gesteld voor het toezicht ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik en de interne controle. Het rijk stelt dat specifiek beleid verplicht is, maar dat gemeenten vrij zijn in de vormgeving mits deze handhaafbaar en goed onderbouwd is met een risicoanalyse. Uit de enquête onder de deelnemers aan het webinar komt een verontrustend beeld naar voren. Slechts 4% heeft inmiddels een M&O beleid vastgesteld en ingevoerd en is met de Interne Controle gestart. 96% moet dus nog flink aan de bak. Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden die niet hersteld kunnen worden zullen door de accountant gerapporteerd worden met als gevolg dat niet rechtmatig verstrekte uitkeringen en kredieten door het rijk niet vergoed worden. Treed dus tijdig in overleg met uw extern accountant.

3. Aandacht voor de backoffice

De structuur van de Tozo 1 t/m 3 wordt steeds gecompliceerder. Naarmate de tijd vordert zijn tal van regels gewijzigd, zoals de invoering van de partnerinkomenstoets, een vertraagd ingevoerde vermogenstoets. Daarnaast moeten de kredieten worden afgelost, ten onrechte verstrekte uitkeringen worden teruggevorderd. En er is een nieuwe Tozo 4 aangekondigd van 1 april tot 30 juni 2021. De Tozo eindigt dus niet met de jaarrekening over 2020, maar loopt nog jaren door. Aandacht voor o.a. handhaving, kwaliteitscontrole in de backofficeprocessen worden daardoor steeds belangrijker. Het tijdig en correct afhandelen van een aanvraag vanuit de frontoffice vraagt om aandacht, maar de administratieve verwerking en nazorg in de backoffice zijn minstens zo belangrijk. Uit de enquête blijkt dat de inrichting van de backofficeprocessen bij meer dan de helft van de gemeenten nog een ondergeschoven kindje is. Het niet goed inrichten van de backoffice kan tot (grote) financiële schade leiden doordat de rechtmatigheid niet op orde is, zicht op de kosten en resultaten ontbreekt en interne en/of externe verantwoording niet goed mogelijk is.

4. Externe verantwoording en controle

Gemeenten moeten zich straks bij de jaarrekening 2020 extern verantwoorden over de Tozo-regeling(en). De verantwoording wordt steeds uitgebreider en ingewikkelder. Inmiddels moeten er drie tranches van de Tozo regeling afzonderlijk in de Sisa-bijlage worden verantwoord, gezien de verschillende normenkaders die voor de afzonderlijke regelingen gelden. Uit de enquête blijkt dat meer dan helft van de gemeenten de inrichting van de ICT nog niet voldoende op orde heeft om alle onderdelen van de noodzakelijke verantwoordingsinformatie te kunnen genereren.

Onderneem actie!

Er moet zo snel mogelijk actie worden ondernomen. Daarbij zijn vooral de volgende vragen actueel:

  • Is het mogelijk de in- en externe verantwoordingsinformatie te genereren?
  • Is er aandacht voor een effectief M&O beleid gericht op Tozo en is dat ook geïmplementeerd?
  • Is aansluitend daarop verbijzonderde interne controle ingericht?
  • Zijn er afspraken met de accountant over normen- en toetsingskader bij de controle van Tozo?

    Organiseer dit tijdig en voorkom financiële schade en vertraging en complicaties bij de jaarrekening.

    Wilt u hierover napraten?

    Wilt u napraten over het Tozo-webinar? Of wilt u meer informatie over de Tozo regeling en de risicoscan? Neem contact op met Jan-Dirk de Goeij.
    T 06 2383 0588
    E jan-dirk.degoeij@adlasz.nl

    Voor vragen over controle en verantwoording van de Tozo kunt u terecht bij Wiljan de Jong.
    T 06 3013 8534
    E wiljan@checkpoint-ic.nl

    De enquête uitkomsten in beeld. Klik op de afbeelding om te vergroten.

    Het gebruik van één van de controlepakketten van Checkpoint-IC maken de rechtmatigheidsverantwoording voor de Tozo – én alle andere bedrijfsonderdelen van uw gemeente een stuk eenvoudiger. Klik op de afbeelding om te vergroten.

    Alternate Text Alternate Text