Wanneer binnenkort het College van de gemeente zich moet verantwoorden over de rechtmatigheid van de uitvoering aan de raad, zal eerst de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) in de basis goed moeten zijn ingericht. Wanneer de gemeente nog geen duidelijk beeld kan geven over de risico’s en de beheersmaatregelen van de bedrijfsprocessen, zal er intensief gegevensgericht gecontroleerd moeten worden. Niet ondenkbaar is dat daarbij veel ‘ruis’ uit naar boven komt drijven.
Laat u niet verrassen: controle moet ‘ingeburgerd’ zijn in de organisatie
Met een woordspeling naar de nieuwe Wet Inburgering 2021 kan je zeggen dat eerst de interne controle en verantwoording in de administratieve organisatie van de gemeente moet zijn ingeburgerd, wil het College de nieuwe verantwoordingsplicht straks kunnen waarmaken.
De Inburgeringswet is een aardig voorbeeld. Deze regeling is op 1 januari 2022 ingevoerd en gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering. Er komt heel wat bij kijken om deze nieuwe wet goed uit te voeren. Het is een ingewikkelde regeling en er zijn veel risico’s die de uitvoering van deze wet kunnen frustreren, waardoor het beoogde doel, namelijk ‘het inburgeren van de inburgeraars binnen een termijn van 3 jaar’ mogelijk niet wordt gehaald.
Hoe maakt de gemeente de uitvoering van een nieuwe taak beheersbaar?
De volgende 10 punten worden onder de aandacht gebracht:
Alle taken van de gemeente moeten aantoonbaar beheersbaar en in control zijn
Wat voor de nieuwe Inburgeringswet geldt, is feitelijk van toepassing voor elk proces door de gemeente moet worden uitgevoerd. Gelukkig zal er al heel veel geregeld zijn voor de bestaande regelingen die door de gemeente moet worden uitgevoerd.
Het lijkt zo vanzelfsprekend: maar voor elke regeling moet worden gekeken naar de doelstelling van de wet die moet worden uitgevoerd en de risico’s die het realiseren van deze doelstelling/taak kunnen belemmeren. Er moeten processen worden ingericht om alles in goede banen te leiden, beheersmaatregelen en controles worden ingebouwd en steekproefsgewijs worden gecontroleerd of het ook heeft gewerkt.
Transparant zijn: laten zien dat je ‘in control’ bent
Of het nu om een nieuwe wet gaat zoals de Wet Inburgering 2021, of om bestaande processen zoals inkopen, grondexploitatie, burgerzaken, subsidies, belastingen. Je moet de administratieve organisatie inrichten, processen bedenken om de uitvoering ‘beheersbaar’te maken zodat een adequate uitvoering mag worden verwacht. Door het uitvoeren van steekproefsgewijze procescontroles wordt aangetoond of het allemaal gewerkt heeft. Pas dan kan het College laten zien dat in de bedrijfsvoering op orde is en rapporteren aan de Raad dat de gemeente ‘in control’ is.
Met de controleapplicaties van Checkpoint-IC maak je dat transparant
Al deze activiteiten breng je in samenhang bijeen in de controleapplicatie van Checkpoint-IC. In ons controledashboard kunt u in één oogopslag laten zien hoe de gemeente is georganiseerd, voor welke bedrijfsonderdelen de processen op orde zijn en de risico’s aantoonbaar worden beheerst. En het dashboard geeft u ook inzicht middels de uitgevoerde steekproefcontroles of het allemaal ook zo heeft gewerkt.
Veel voorbereidend werk is al geregeld
In onze applicatie worden voor alle gemeentelijke bedrijfsonderdelen procestappen, risico’s en beheersmaatregelen meegeleverd. Deze zijn gebaseerd op best practices. En voor elk bedrijfsproces worden checklists beschikbaar gesteld voor de steekproefcontrole. Deze worden ten minste 2 maal per jaar geactualiseerd. Zelfs voor de nieuwe Wet Inburgering 2021 hebben we 20 handige checklists ontworpen die gratis worden meegeleverd. Het voorwerk is dus al voor u gedaan.
U kunt dus als gemeente hiermee direct zelf aan de slag.
Nu bent u aan zet
Wij hebben ons best gedaan. Laat u verrassen en neem contact op met Wiljan de Jong voor een eerste kennismaking en een vrijblijvende presentatie van onze controleapplicatie en wij garanderen u dat u binnen 2 weken kunt starten! Voor een demonstratie stuur een e-mail naar wiljan@checkpoint-ic.nl.