Het Three Lines model een uitdaging?!
Omdat gemeenten gefinancierd worden met maatschappelijk geld mag van haar verwacht worden dat de prestaties doelmatig en doeltreffend zijn. En dat de gemeente zich houdt aan externe maar ook interne wet- en regelgeving.
Dit is geen eenvoudige opgave: je moet doelen realiseren, een organisatie optuigen, risico’s in kaart brengen en structuren/processen uitwerken om het werk in goede banen te leiden. Daarnaast tussendoor monitoren of het goed gaat en zo nodig bijsturen. Tenslotte achteraf controleren of je in die opdracht geslaagd bent. Verantwoorden noemen we dat.
Het Three Lines model is een veel aangeprezen methode om hier structuur in aan te brengen. In juni 2020 is het model gemoderniseerd en zijn er nieuwe uitgangspunten geformuleerd:
- Centraal voor alle functies staan de doelen van de organisatie;
- De functies stemmen met elkaar af en werken samen, ieder vanuit de eigen rol;
- Inrichting organisatie moet zijn afgestemd op de risico’s van de organisatie.
Control gaat over de interne beheersing van de organisatie. Is de opzet van de processen en de uitvoering van de plannen en activiteiten ondersteunend zodat de organisatie goed bestuurd kan worden? De organisatie is in control wanneer de activiteiten, plannen, processen en projecten bijdragen aan de realisatie van beleidsdoelstellingen. Dit betekent we de risico’s tijdig onderkennen en maatregelen nemen om de risico’s te beheersen.
Three Lines model
Drie lijnen die bij Control worden onderscheiden (zie illustratie):
De 1e lijn (geel): het management is verantwoordelijk voor het managen van de risico’s die met de bedrijfsvoering samenhangen en voor de volledigheid en betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie.
De 2e lijn (oranje): wordt gevormd door ondersteuners bij de beheersing van de diverse processen, zoals HRM, Financiën, Juridische Zaken, I&A, Gegevensbescherming, Communicatie. Daartoe behoren ook de afdelingscontrollers, kwaliteitsmedewerkers, concerncontroller, CISO en FG.
De 3e lijn (groen): bestaat uit de medewerkers die de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) uitvoeren. De VIC valt onder Concerncontrol en de concerncontroller stuurt deze ook aan.
De 4e lijn: bestaat uit externe partijen, zoals het rijk, de belastingdienst, de rekenkamercommissie en de accountants die onderzoek doen of uw controles deugdelijk zijn geweest, zodat de gemeenteraad op de verantwoording door het College kan steunen. Deze 4e lijns controle wordt niet vanuit de organisatie aangestuurd, vindt vooral achteraf plaats en is daarmee geen onderdeel van de interne beheersing. En dit behoort niet tot het Three Lines model.
Gestructureerd samenspel nodig
Het mooie van het nieuwe model van de Three Lines is dat niet meer de verschillende disciplines zichzelf hoeven te verdedigen ten opzichte van de andere disciplines, maar dat alle disciplines invulling moeten geven aan de Three Lines door gestructureerd samen te werken. Dat samenspel zal, afhankelijk van de grootte van de gemeente en het aantal beschikbare mensen, op maat moeten worden ingekleurd.
Laat je niet gek maken
Het is niet eenvoudig om in een relatief kleine tot middelgrote organisatie met wel 15 verschillende taken/afdelingen de 3 controlelijnen efficiënt in te richten zonder daarbij de uniforme en onafhankelijke werkwijze te waarborgen. De verantwoordelijkheden tussen de 1e, 2e en 3e lijns controle moeten immers goed worden onderscheiden. In een grote organisatie is het vaak moeilijk om grip te houden op de samenwerking tussen de verschillende disciplines en het overzicht te houden.
Met hulp van een GRC-tool/controleapplicatie kun je dat slim organiseren. De volledigheid, de uniformiteit en de onafhankelijkheid van de controles kunnen worden gewaarborgd. En daarmee is er sprake van een actueel inzicht in de stand van zaken bij elke afdeling. En omdat alle controledata van het hele jaar in zo’n controleapplicatie samenkomt, kan de verantwoording aan het einde van het controlejaar geen onverwachte onaangename verrassingen meer met zich meebrengen.
Dat maakt de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording op basis van het Three Lines Model niet tot een zenuwslopend model, maar tot een boeiende uitdaging waar u als organisatie alleen maar beter van wordt.
Benieuwd hoe wij dat in onze applicatie Checkpoint-IC hebben opgelost? Laat u verrassen. Nodig ons uit om u te laten zien hoe eenvoudig e.e.a. in uw organisatie verankerd kan worden.
Neem contact op met Wiljan de Jong, wiljan@checkpoint-ic.nl of bel hem rechtstreeks voor het maken van een afspraak 06-30138534
