Onderstaand een uitwerking van een interview met de Gemeente Krimpenerwaard. Wij vroegen hen 4 vragen over controlewerkzaamheden en hoe een systeem hierbij kan ondersteunen.
Onderstaand een uitwerking van een interview met de Gemeente Krimpenerwaard. Wij vroegen hen 4 vragen over controlewerkzaamheden en hoe een systeem hierbij kan ondersteunen.
Ben jij benieuwd wat Checkpoint-IC voor jou kan betekenen? Neem dan gerust contact met ons op.
1. Hoe deed uw organisatie de controlewerkzaamheden (en risicobeheersing) voordat uw organisatie gebruik maakte van Checkpoint-IC?
Voor de introductie van Checkpoint-IC voerden de medewerkers van de gemeente Krimpenerwaard hun interne controles (IC) op een eigen manier uit. Checklists werden lokaal in Excel bijgehouden. Dit leverde verschillende problemen op, zoals inefficiëntie en een gebrek aan continuïteit bij ziekte of afwezigheid van medewerkers. Het was duidelijk dat deze werkwijze niet toekomstbestendig was, en de gemeente behoefte had aan een oplossing die meer structuur en uniformiteit zou bieden.
2. Wat was voor uw organisatie de gewenste situatie?
De gemeente wilde de interne controleprocessen eenvoudiger en uniformer maken. Het was belangrijk om meer overzicht te krijgen in de voortgang en resultaten van controles. Daarbij was er een duidelijke behoefte aan een centraal systeem waarin alle werkzaamheden gebundeld werden. Het genereren van rapportages werd ook als een belangrijk doel gezien, hoewel de mogelijkheden daarvoor binnen Checkpoint-IC tot nu toe nog niet volledig worden benut door de gemeente.
3. Welke stappen heeft uw organisatie doorlopen om de gewenste situatie te realiseren?
Nog voordat de gemeente Krimpenerwaard werd opgericht, was Checkpoint-IC operationeel binnen het samenwerkingsverband tussen de gemeenten die de voorlopers van de Krimpenerwaard waren. Bij het ontstaan van de gemeente Krimpenerwaard in 2015 is Checkpoint-IC vanuit de gemeente Nijkerk ‘meegenomen’. Tijdens een gebruikersbijeenkomst ontstond het idee om deze software breder dan het Sociaal Domein in te zetten. Eerst werd een test uitgevoerd voor omgevingsvergunningen, die succesvol bleek. Inmiddels wordt Checkpoint-IC daar structureel gebruikt; de ambitie is om dit uit te breiden naar subsidies en P&O. Om de implementatie soepel te laten verlopen heeft Checkpoint-IC ons intensief ondersteund bij de inrichting van de software en de training van medewerkers. Deze flexibele samenwerking, zowel op locatie als via Teams, heeft ertoe geleid dat medewerkers nu zelfstandig met het systeem kunnen werken.
4. Hoe heeft Checkpoint-IC het verschil gemaakt voor uw organisatie?
Checkpoint-IC heeft de interne controleprocessen van de gemeente Krimpenerwaard aanzienlijk verbeterd. Het werken met losse bestanden is verleden tijd, en alle informatie is nu centraal beschikbaar. Dit de efficiëntie verhoogd en de uniformiteit en continuïteit van de controles verbeterd. Medewerkers ervaren het positief dat alles overzichtelijk op één plek staat en dat de processen makkelijker te volgen zijn. De controller van de gemeente Krimpenerwaard benadrukt: “Checkpoint-IC voorkomt dat er veel met verschillende bestanden wordt gewerkt en maakt de IC eenvoudiger en overzichtelijker.”
De gemeente Krimpenerwaard blijft werken aan een volledige implementatie van Checkpoint-IC. Heeft uw organisatie ook baat bij een efficiënt en uniform IC-systeem? Neem contact met ons op en ontdek wat Checkpoint-IC voor u kan betekenen!