Compliance: check vooruit en niet achteraf

Het toezicht op woningcorporaties is aangescherpt. De compliance-check ‒ oftewel: voldoet uw organisatie aan alle regels? ‒ is belangrijker dan ooit. Checkpoint pleit ervoor om deze controle niet achteraf te doen. Sterker: zij moet een integraal onderdeel zijn van uw bedrijfsvoering.

Checkpoint-IC helpt u om altijd compliant te zijn

Woningcorporaties komen de voorbije jaren vaak negatief in het nieuws. Verschillende fraudeschandalen leiden zelfs tot parlementaire enquêtes. De nieuwe Woningwet van 2015 moet hierin verandering brengen. Die bouwt strakkere kaders waarbinnen corporaties zich moeten bewegen.

Compliant

Zo moet het toezicht op de corporaties bijvoorbeeld worden geïntensiveerd door de Raad van Commissarissen (RvC) en de Autoriteit woningcorporaties. Als gevolg van deze aanscherping stijgen de administratieve lasten voor corporaties fors. Het rapport Effecten van de Woningwet op regeldruk voor corporaties van Sira Consulting BV schat de extra last op (jaarlijks) € 90 miljoen.

Nog nadrukkelijker dan voorheen moeten corporaties aantonen dat zij compliant zijn. Oftewel: dat ze voldoen aan alle geldende wet- en regelgeving. De buitenwacht (de samenleving) verwacht dit ook van hen. Echter: wij vinden dat corporaties ‒ als betrokken maatschappelijke partner ‒ dit vooral ook zelf moeten willen. Dat betekent dat corporaties proactief inzicht geven in het eigen functioneren en deze informatie delen met hun omgeving. Op die manier spelen ze ook actief in op heersende maatschappelijke problematieken en leveren ze een bijdrage aan het oplossen ervan.

De recente schandalen en parlementaire enquêtes laten zien dat corporaties moeite hebben om hun bedrijfsvoering op orde te krijgen. Met andere woorden: het is de taak van de corporaties om zelf ‘in control’ te komen. Alleen dan ben je in staat om je doelstellingen te verwezenlijken en op een transparante manier verantwoording af te leggen aan de maatschappij.

Deel van het bedrijfsproces

Wij constateren een trend: vooral achteraf doen corporaties alle moeite om te bewijzen dat zij ‘compliant’ zijn. Dit is een tijdrovende maar ook inefficiënte manier om je bedrijfsvoering op orde te brengen. Een aanpak die bovendien veel geld kost (zie de al genoemde extra lasten van € 90 miljoen sector breed). In de visie van Checkpoint maken de compliance-werkzaamheden idealiter deel uit van de integrale business. Weeg compliance daarom mee bij het realiseren van je doelstellingen en implementeer deze werkzaamheden in je bedrijfsprocessen. Hiermee voldoe je als corporatie voortdurend aan de compliance-vereisten: een check achteraf is dus niet langer nodig.

Ondersteuning via Checkpoint-IC

Compliant zijn betekent voldoen aan wet- en regelgeving. Daarbij is het belangrijk dat de corporatie compliant is vanuit een visie. Dit bereik je door de strategische doelstellingen goed te formuleren, de hiermee samenhangende risico’s in beeld te brengen en deze zichtbaar, gestructureerd en achteraf aantoonbaar te beheersen. De afgelopen jaren groeit de compliance-tak enorm. Er zijn steeds meer (gedetailleerde) rapportages in de tijd. Het is zeker zinnig voor corporaties om hierin meer structuur aan te brengen. In technisch control-jargon heet dat: ‘een Control Framework bepalen’. Dit is een eenmalig traject dat u desgewenst met externe ondersteuning kunt doorlopen. De adviseurs verbonden aan Checkpoint-IC kunnen dit voor u regelen. Het uitwerken van zo’n Control Framework kan uitstekend worden ondersteund door software. Checkpoint-IC is een uitgelezen voorbeeld van dergelijke software.

Conclusie

Voor niets gaat de zon op... Om te voldoen aan wet- en regelgeving maakt u altijd kosten, maar het kan volgens ons stukken efficiënter en effectiever dan nu het geval is. Denk vanuit de primaire bedrijfsdoelstellingen en verdisconteer daarin alle compliance-taken. Zo hebt u vooraf (in plaats van achteraf) inzicht in uw prestaties als woningcorporatie. Checkpoint-IC faciliteert en ondersteunt u bij deze maatschappelijke uitdaging.